Excel? Weg er mee!!

Problemen met Excel systemen

Stelt u zich eens een wereld voor zonder Excel. Misschien werkt u er dagelijks mee en is dat bijna ondenkbaar. Het is de standaard tool voor heel veel mensen in kantooromgevingen. Het is enorm flexibel en er worden heel veel verschillende dingen mee gedaan. Maar wie kent er niet de systemen, de management rapportages, de planningen en overzichten waar niemand meer een touw aan vast kan knopen behalve de maker? Ooit opgezet door iemand, aangepast door iemand anders en nu is iedereen bang om er nog iets aan te wijzigen omdat het anders uit elkaar valt. Is Excel een panacee of moeten we zeggen: “Excel, weg ermee”?

Waarvoor is Excel bedoeld?

Excel is een rekenblad. Het is ontworpen om berekeningen mogelijk te maken met de waarden in cellen. Daarvoor hebben we allerlei functies tot onze beschikking. We kunnen er wel veel data in opslaan maar het is daarmee nog geen database. Erg handig zijn de mogelijkheden om data in verschillende tabbladen te verdelen en om macro’s te maken voor veel voorkomende bewerkingen. Bovendien kunnen echte experts gebruik maken van VBA (Visual Basic for Applications), een programmeeromgeving waarmee de functionaliteit van Excel nog verder kan worden uitgebreid,

Wat wordt er allemaal mee gedaan

Wie kent er niet de management rapportages, de dashboards met of zonder grafiekjes, de draaitabellen om snel overzicht en inzicht te kunnen krijgen over grote hoeveelheden data. Excel wordt gebruikt in vrijwel elke branche, voor financiële zaken, planningen, prognoses, specificaties en totalisering. Kortom, teveel om op te noemen

Wanneer gaat het mis

Het gaat niet altijd goed als we Excel gebruiken. Planningen die steeds complexer worden, systeempjes waar alleen de maker nog wijs uit kan worden, overzichten waar geen chocola meer van te maken is, fouten die pas na maanden of zelfs jaren opgemerkt worden, foutmeldingen en vastlopende PC’s. Tijdrovende invoer en nabewerkingen om de rapportages kloppend te krijgen. Het zijn typische voorbeelden van Excel systemen in de problemen. Maar hoe komt dat nou? Wat is de oorzaak van die problemen?

Het aantal records is te groot!!

Excel is een rekenblad maar het wordt frequent gebruikt als database. En dat gaat ook heel lang goed totdat de grenzen van het aantal records of het bestand te groot zijn geworden.

Iemand heeft mijn formules overschreven!!

Er wordt vaak niet of te weinig onderscheid gemaakt tussen cellen met waarden en cellen met functies. Het verschil is in Excel ook nauwelijks te zien totdat we echt op de betreffende cel gaan staan en in de functiebalk bovenaan het scherm kijken. Daardoor is het voor een gebruiker heel eenvoudig om (vaak onbedoeld) een functie te overschrijven met een waarde of (erger nog) een functie aan te vullen met een “harde” waarde.

Waar zijn mijn wijzigingen gebleven?

Meestal wordt een Excel bestand gebruikt door één gebruiker. Eigenlijk is Excel daar ook voor bedoeld. Risicovol wordt het wanneer één bestand door meerdere gebruikers wordt benaderd of gedeeld en er onvoldoende aandacht is besteed aan bescherming van cellen of werkbladen. Wat de één maakt wordt gewijzigd door de ander. Of wijzigingen worden teniet gedaan doordat een andere gebruiker het bestand overschrijft met zijn of haar eigen versie. Er is geen versiebeheer en er wordt niet bijgehouden wie welke wijzigingen heeft gedaan. Een laatste groot risico is dat het hele bestand kan worden verplaatst of verwijderd, al dan niet per ongeluk.

Ik weet precies wat alles betekent en hoe het werkt

Dat is wat de maker en eigenaar van een Excel systeem denkt. Maar als andere gebruikers ermee moeten werken is een goede documentatie vaak ver te zoeken. De logica en samenhang zit alleen bij de maker in zijn hoofd en is voor anderen volslagen onduidelijk. Als de maker het bedrijf heeft verlaten weet niemand meer hoe het in elkaar zit.

De oplossingen

Uiteraard is er nog een toekomst voor Excel, zelfs als u het wilt gebruiken voor ingewikkelde rapportages en systemen. Indien u daarbij een aantal principes goed in het oog houdt voorkomt u een boel problemen:

Excel of een echte database

Meestal kom je een heel eind om Excel als database te gebruiken. Bedenkt wel dat als het aantal data records te groot wordt het waarschijnlijk zinvoller wordt om over te stappen op een echte database. Denk bijvoorbeeld aan MS Access of SQL. Dat is een stuk minder flexibel maar is wel veel robuuster dan Excel.

Excel of een echte rapportagetool

Excel is op zijn best als het wordt ingezet voor persoonlijk gebruik of gebruik in kleine teams. Voor periodieke rapportages en dashboards, met name als het de bedoeling is dat gebruikers zelf ook gegevens nader kunnen analyseren, is een echte BI tool zoals QlikView of Jaspersoft vaak een betere keuze.

Hou data en bewerking gescheiden

Zorg dat de bron-data en de rapportages daarop goed van elkaar gescheiden en te onderscheiden zijn. Maak voor elke tabel een separaat datablad en creëer bijvoorbeeld draaitabellen of lookups en formules op een of meerdere rapportagebladen.

Bescherm uw bladen en cellen

Mag een gebruiker niet aan een blad of cel komen? Bescherm deze dan tegen ongewenste wijzigingen. U vind de instellingen per cel onder de celeigenschappen. Haal bij de cellen die gewijzigd mogen worden het vinkje “Geblokkeerd” weg. Daarna moet u nog het werkblad beveiligen, dat kunt u zelfs doen met een wachtwoord. U kunt ook bladen verbergen of weer zichtbaar maken (rechter muisknop op het tabje onderaan).

Zorg voor duidelijkheid

“Waar moet nou de invoer?” Zorg voor een duidelijke en uniforme indeling en geef de cellen waar waarden kunnen worden ingevuld bijvoorbeeld een kleurtje en zet er een rand omheen. Moet de gebruiker kiezen uit een aantal standaard waarden? Kies dan de optie “Gegevensvalidatie” in het gegevens menu. U kunt dan de invoer van de geselecteerde cellen beperken, Dat schept duidelijkheid en dat zorgt voor sneller werken en het voorkomen van fouten.

Documentatie is niet alleen voor anderen

Een goede documentatie is niet alleen makkelijk voor anderen, u houdt er zelf ook het overzicht mee. In plaats van elke keer opnieuw te moeten zoeken naar “hoe het ook alweer zit” kunt u een introductieblad maken met een beschrijving van het proces en wat er op elk blad te vinden is.

En verder?

Eigenlijk is Excel een onmisbaar hulpmiddel en zolang we er goed mee omgaan vermijden we heel veel problemen. Naast de hierboven genoemde principes is er nog veel meer over te zeggen maar dan wordt dit artikel iets te lang.

Nou vooruit, Excel mag blijven, lang leve Excel.