Hakuna Matata!

Hoe vaak horen we niet: “Ik heb het zo druk”.

Misschien zegt u dat zelf ook met enige regelmaat. Het lijkt wel alsof we met alle moderne hulpmiddelen alleen maar minder tijd over houden. Alsof we steeds meer willen en daardoor nooit de rust bereiken waar we naar verlangen als we verzuchten “Ik heb het zo druk, druk , druk”.
Kan het ook anders? Kunnen we op een betere, strategische manier met onze tijd omgaan?

Schaarste

In de economie leert men dat er zoiets bestaat als “schaarse, alternatief aanwendbare middelen”.
Daar kennen we er een heleboel van, denk bijvoorbeeld aan geld.
Maar het allermeest schaarse, alternatief aanwendbare middel is onze tijd. Die is kostbaar, beperkt, niet houdbaar en we kunnen het niet bijkopen. We moeten het doen met wat we hebben. Hoe kunnen we er voor zorgen dat we zoveel mogelijk doen met de beperkte hoeveelheid tijd die we hebben? Hoe gaan we daar strategisch mee om?

Time Planning vs. Time Management

Time Management en Time Planning zijn twee begrippen die vaak door elkaar worden gebruikt maar absoluut niet hetzelfde zijn. Time Planning gaat erover hoeveel tijd je voor elke taak beschikbaar hebt en heeft als instrument een klok. Time Management gaat over hoe je je tijd zo goed mogelijk indeelt, wat je wel of niet doet en in welke volgorde. Het instrument van Time Management is daarom geen klok maar een kompas!

Stappen in de juiste richting

Bij Time Planning deel je je taken op met een inschatting van de hoeveelheid tijd die ze kosten.
Bij Time Management gaan we ervan uit dat we voor elke stap in de richting van ons doel voldoende tijd moeten indelen. En elke stap kost zoveel tijd als daar voor nodig is.
Vergelijk het eens met een georganiseerde busreis langs verschillende steden. Iedereen die wel eens zo’n reis heeft gemaakt kent de volgende frustratie: de reisplanning bepaalt hoeveel tijd er voor elk onderdeel beschikbaar is. Dat betekent dat als u iets niet interessant vindt, u zich zit te vervelen en moet wachten. En als u wel iets interessants tegenkomt krijgt u daar veel te weinig tijd voor.
De principes van Time Management hebben dan ook weinig met tijd te maken maar meer met prioriteiten en richting.

Dringend of belangrijk

Een heel belangrijk onderscheid is of iets dringend of belangrijk is. Er zijn tegenwoordig veel zaken die dringend onze aandacht vragen, de telefoon, email, SMS-jes, WhatsApp-jes. We reageren vaak direct als er iets binnenkomt, en dat zorgt ervoor dat onze focus voortdurend afgeleid wordt.
Een goede manier om veel tijd te besparen is door eerst te bekijken of iets alleen maar dringend of ook belangrijkis. Als het niet belangrijk is, waarom zou je het dan doen.

Durf “Nee” te zeggen

Ik had heel lang de gewoonte om op elk verzoek “Ja natuurlijk” te zeggen. Dat kostte me heel veel tijd en energie en leverde zelden iets op. Nu denk ik iets langer na en zeg vaker Nee als ik het niet bij mij vind passen. Daar doe ik degene die bij me komt met het verzoek ook een plezier mee, vaak bespaar ik ze daarmee een heleboel verkwiste energie. Of ik ken mensen in mijn netwerk die beter geschikt zijn om er iets mee te doen en kan ze daar doorverwijzen. Denk eerst na en durf “Nee” te zeggen.

The Devil is in the details

Details zijn belangrijk maar houden ons er soms vanaf om echte voortgang te boeken. Concentreer u daarom op het laaghangende fruit, de “Quick wins” en zet een paar grote stappen. Dat is niet alleen voor de voortgang belangrijk, de details vullen zichzelf vaak wel in. En uw motivatie en energie krijgen een impuls als u echte groei laat zien.

80/20

Een andere grote valkuil is perfectionisme. Vaak gaan we te lang door met verbeteren. Terwijl dat bij voorbeeld voor onze klant helemaal niet hoeft. De laatste verbeteringen en uitbreidingen kosten vaak onevenredig veel tijd. Blijf daarom alert of u het niveau van “Goed genoeg” al bereikt heeft.

Focus

Veel mensen denken dat ze kunnen multi-tasken. Maar onderzoek wijst keer op keer uit dat multi-tasken meer tijd kost dan zaken gefocust een voor een afhandelen. En dat geldt net zo goed voor vrouwen als voor mannen. We besparen dus tijd als we onze focus behouden.

Rust

En de laatste valkuil is om steeds maar aan het werk te blijven en geen rust in te bouwen.
Ik vergelijk dat met een automobilist die het brandstoflampje op het dashboard ziet branden maar geen tijd neemt om te tanken. Dat gaat natuurlijk niet lang goed.
We zouden wel 24 uur per dag kunnen werken en dan nog is het nooit af. Neem regelmatig rust. Plan rust- of sportmomenten in uw agenda en zet die knop om. Anders komt u figuurlijk gesproken ook zonder brandstof te staan.

Hakuna matata

Tot slot wil ik nog een ding kwijt. Time Planning is vaak een kwestie van voortdurende stress. Met Time Management, volgens de juiste principes, heeft u veel meer rust, u bent maar met een ding tegelijk bezig. Dus relax en “don’t worry”, dan heeft u meer plezier in wat u doet

Hakuna Matata!