Waar zijn mijn foto’s?

Als we aan data en veiligheid denken, hebben we meestal direct over het beveiligen van persoonlijke of gevoelige informatie.

Maar een heel belangrijk aspect van data is dat u het wilt bewaren, en niet (per ongeluk) wilt kwijt raken. Laatst sloeg de schrik me om het hart, ik was met een aantal dingen tegelijk bezig op mijn PC en ik weet niet wat ik precies gedaan had maar al mijn foto’s van de laatste jaren waren weg!
Wat een drama, alsof een deel van de persoonlijke geschiedenis verloren gaat. Vroeger werden foto’s afgedrukt en in fotoboeken geplakt maar tegenwoordig hebben we onze vakantiekiekjes alleen nog elektronisch.
Hoe kunnen we ervoor zorgen dat u uw documenten, foto’s en emails kunt bewaren zonder heel ingewikkelde procedures?

Bestanden en emails

De hoeveelheid bestanden die we vergaren, creëren en willen bewaren groeit enorm. De prijs van opslagruimte daalt tegelijkertijd, dus dat komt mooi uit. We hebben foto’s, video’s, Word- en Excel-documenten, Powerpoint presentaties en nog veel meer dat we willen bewaren. Maar vergeet ook uw emails niet. Hoe dramatisch zou het zijn als u die kwijt zou raken? En als u een nieuwe PC in gebruik neemt wilt u de emails van uw oude PC over kunnen zetten.
Tip: Outlook verstopt zijn bestanden een beetje, om erachter te komen waar ze staan kunt u het venster “Accountinstellingen” openen en onderaan met behulp van de knop “Map wijzigen” de juiste folder vinden.

Externe harddisk

De eenvoudigste manier om back-ups te maken is om uw bestanden te kopiëren naar een externe harddisk. Die kunt u tegenwoordig voor een paar tientjes kopen en via een USB kabeltje aansluiten op uw PC. Voordeel is dat externe harddisk steeds kleiner en handzamer worden, zelfs een USB stick heeft vaak al ruimte voor 8 of 16 GB. Nadeel van een externe harddisk of USB stick is dat u ze kunt vergeten of kwijtraken. Zorg er daarom voor dat de data die u op een externe harddisk zet versleuteld en beveiligd is met een wachtwoord. Een ander nadeel is dat u nog steeds zelf uw bestanden moet kopiëren. En als u dat vergeet heeft u alleen oude bestanden/versies op uw harddisk staan.

NAS

Het grotere en handigere broertje van een externe harddisk is een NAS. Een NAS is een “Network Attached Storage device” oftewel een externe harddisk die aan u aan uw bedrijfs- of thuisnetwerk kunt hangen. Deze zijn bij de betere elektronicawinkels al vanaf zo’n € 200 te koop. Het grote voordeel van het gebruiken van een NAS is dat uw data overal binnen het netwerk voor alle gebruikers toegankelijk zijn. Afhankelijk van uw internet provider kunt u zelfs via internet toegang krijgen tot uw NAS, dan kunt u altijd en overal ter wereld bij uw bestanden.

Synchroniseren

Een van de meest eenvoudige manieren van het maken van back-up kopieën is het synchroniseren van uw apparaten. Denk aan de foto’s op uw telefoon, die kunnen soms, afhankelijk van het merk, met uw PC worden gesynchroniseerd zonder dat u er zelf iets aan hoeft te doen.
Een manier om dat met de bestanden op uw PC te doen is met de hulp van applicaties zoals Dropbox of Google drive. Uw bestanden worden dan naar externe servers in de “Cloud” gekopieerd waar u ze weer van kunt ophalen.
Ook zijn er diverse synchronisatieprogramma’s te vinden, ook gratis versies, waarmee u zelf kunt bepalen en instellen welke PC folders u wilt synchroniseren. Zoek maar eens op “sync software”. Vaak zijn deze programma’s ook in te stellen zodat deze synchronisatie automatisch gestart wordt en in de achtergrond wordt uitgevoerd. Zo kunt u bijvoorbeeld elke nacht een back-up maken van al uw werk- en emailbestanden naar een NAS.

Oude applicaties en documenten

Een ander gevaar dat niet direct voor de hand ligt is als u documenten bewaart die gemaakt zijn in applicaties die u na verloop van tijd vervangt of de-installeert. Wie heeft er nog oude Word Perfect documenten? Veel bedrijven en instanties die bestanden lang moeten bewaren lopen tegen dit verschijnsel aan. Bestanden geproduceerd met een applicatie die jaren geleden is vervangen worden nog trouw bewaard maar zijn niet meer te openen of gebruiken. Denk aan de boekhouding gemaakt in een administratief pakket, maar helaas is dat jaren geleden vervangen door een ander pakket. Hoe krijgt u nu nog die oude grootboekkaart of verlies- en winstrekening tevoorschijn? Denk aan minister Opstelten die geen informatie meer kon vinden over een dubieuze financiële transactie van vijftien jaar geleden. Een niet erg elegante maar wel doeltreffende oplossing is om alle data uit zo’n applicatie te exporteren naar bijvoorbeeld Excel- of Pdf-bestanden. Op die manier blijft de informatie in elk geval voor de toekomst beschikbaar.

Gelukkig, ze zijn er nog

Na bekomen te zijn van de schrik kon ik gelukkig een back-up van mijn kostbare bestanden terughalen en ik nam me voor om voortaan iets beter op te letten. En ik hoop u hiermee iets meer ideeën te hebben gegeven over de mogelijkheden voor het bewaren en opslaan van uw kostbare data.